Inserire formule nelle tabelle di Word

Microsoft Word, con qualche limitazione rispetto a Excel, consente la realizzazione di prospetti quantitativi: è possibile, infatti, inserire formule e funzioni all’interno delle tabelle realizzate direttamente nel documento. Questo modo di procedere ha il vantaggio di uniformare lo “stile” del documento di Word senza grosse operazioni di formattazione aggiuntive necessarie per una corretta impaginazione, se si procede all’inserimento di tabelle realizzate con Excel.

Sebbene la procedura possa essere utilizzata anche per operazioni complesse (è possibile ad esempio, richiamare in formule o funzioni celle di altre tabelle presenti nel documento), non è consigliata per prospetti particolarmente complessi che richiedono funzioni elaborate o che dovranno essere rappresentati anche in forma grafica, per la realizzazione dei quali risulta conveniente l’utilizzo di Microsoft Excel.

Prima di addentrarci nel nostro esempio, iniziamo con l’osservare le analogie e le differenze tra Microsoft Word e Microsoft Excel nell’utilizzo di riferimenti di cella, di argomenti, di formule e di funzioni in un calcolo.

I riferimenti alle celle di una tabella

Proprio come in Excel, le celle di una tabella di Word sono identificare in maniera univoca dalla lettera che rappresenta una colonna e il numero che rappresenta la riga.

A differenza di quanto accade in Microsoft Excel, in Microsoft Word i riferimenti alle celle sono sempre di tipo “assoluto”: il riferimento alla prima cella di una tabella realizzata con Word (A1), ad esempio, corrisponde al riferimento alla cella $A$1 in Excel.

Inoltre, si utilizza la “virgola” per separare i riferimenti alle celle singole (in Excel si utilizza il “punto e virgola”) e i “due punti” per separare la prima e l’ultima cella di un intervallo (la procedura in Excel, in quest’ultimo caso, è identica).

Riferimento a una riga, a una colonna e ad intervalli di celle

Per fare riferimento a un’intera riga o a un’intera colonna si utilizza un intervallo che comprende solo il numero o la lettera: ad esempio, l’intervallo 2:2 indica tutte le celle della seconda riga della tabella mentre, l’intervallo C:C indica tutte le celle della terza colonna; questa procedura consente di includere automaticamente nel calcolo anche eventuali altre celle inserite in un secondo momento nella tabella.

In alternativa, è possibile indicare un intervallo specifico ma questa procedura richiede la modifica della formula nel caso di aggiunte di nuove righe o colonne: ad esempio, se si indica come riferimento in una formula l’intervallo A1:A10 e successivamente si aggiunge un’ulteriore riga, si renderà necessario modificare il riferimento in A1:A11 per includere nel calcolo la prima cella della nuova riga.

Esistono, inoltre, specifici “argomenti” che possono essere utilizzati nelle funzioni per far riferimento ad intervalli di celle: in particolare gli argomenti LEFT, RIGHT, ABOVE consentono di fare riferimento alle celle poste rispettivamente a sinistra, a destra e sopra la cella nella quale intendiamo inserire il risultato.

L’inserimento di formule e funzioni nelle tabelle di Word

Per “far comprendere” a Word che ciò che stiamo per digitare non è del semplice testo è necessario inserire la formula o la funzione in un “campo”. La procedura da utilizzare è la seguente.

Dopo aver creato la tabella, si seleziona la cella nella quale si desidera inserire la formula, quindi si seleziona il comando CAMPO presente all’interno del menu del pulsante PARTI RAPIDE presente sulla barra INSERISCI.

Dalla finestra CAMPO che appare a video si seleziona il campo FORMULA nella parte sinistra e, successivamente si fa clic sul pulsante FORMULA… presente sulla destra della finestra.

Dalla successiva finestra FORMULA che appare a video si digita la formula o la funzione (quest’ultima può essere selezionata dall’elenco INCOLLA FUNZIONE) e si sceglie, infine, dall’elenco FORMATO NUMERICO, il formato da assegnare alla cella che ospita il calcolo.

Per visualizzare rapidamente la finestra FORMULA è possibile, dopo la selezione della cella di una tabella, utilizzare anche semplicemente il pulsante FORMULA presente sulla barra contestuale LAYOUT del gruppo STRUMENTI TABELLA.

La sintassi di formule e funzioni dell’applicativo Word

Per l’inserimento di formule non si incontrano particolari difficoltà: difatti, gli operatori matematici sono gli stessi utilizzati in Microsoft Excel; così, ad esempio, se intendiamo calcolare la moltiplicazione tra la cella A2 e la cella B2 è sufficiente utilizzare la formula =A2*B2.

Qualche difficoltà può essere riscontrata nell’inserimento di funzioni: difatti, i nomi delle funzioni sono “ereditati” dal linguaggio Visual Basic e, in alcuni casi, differiscono da quelli utilizzati da Excel; nella tabella sottostante sono riportate le principali funzioni che si utilizzano nella realizzazione di semplici prospetti.

Funzione nei campi WordDescrizioneFunzione corrispondente di Excel
=SUM()Restituisce la somma di un elenco di valori o formule.=SOMMA
=AVERAGE()Restituisce la media di un elenco di valori.=MEDIA
=MIN()Restituisce il valore minore dell’elenco.=MIN
=MAX()Restituisce il valore maggiore dell’elenco.=MAX
=PRODUCT()Restituisce il risultato della moltiplicazione di un elenco di valori; la funzione {=PRODUCT(3,2,4)}, ad esempio, restituisce il valore 24.=PRODOTTO
=INT()Restituisce i numeri alla sinistra della posizione decimale nel valore o nella formula, ovvero il valore intero.=INT
=ABS()Restituisce il valore assoluto di un numero di una formula, indipendentemente dall’effettivo valore positivo o negativo.=ASS
=ROUND(x,y)Restituisce il valore di x arrotondato al numero specificato di posizioni decimali y; x può essere un numero o il risultato di una formula. =ARROTONDA

Il risultato del calcolo verrà inserito automaticamente come campo nella cella selezionata. Dopo l’inserimento, se vengono visualizzati dei codici tra parentesi graffe, ad esempio, {=SUM(ABOVE)} anziché la somma effettiva, significa che è attivata la visualizzazione dei codici di campo. Per visualizzare i risultati dei campi è sufficiente premere ALT+F9 o utilizzare la voce ATTIVA O DISATTIVA CODICI DI CAMPO presente nel menu contestuale visibile con un clic sul pulsante destro del mouse dopo aver posizionato il puntatore sul campo.

L’aggiornamento dei campi

A differenza di Excel che ricalcola i risultati automaticamente, in Word i calcoli in una tabella devono essere rieseguiti “manualmente”: se si cambiano i valori nelle celle a cui si fa riferimento, difatti, è necessario aggiornare il calcolo selezionando il campo e premendo il Tasto Funzione F9 o in alternativa, scegliendo la voce AGGIORNA CAMPO disponibile sempre nel menu rapido.

Esempio pratico: Riparto spese condominiali con Word

Ma riorganizziamo i concetti fin qui trattati con un esempio pratico.

Supponiamo di dover realizzare, all’interno di un documento di Word, un “prospetto di riparto spese” come riprodotto nella figura sottostante (la tabella, per semplicità espositiva, è composta da tre colonne A, B, C e da 11 righe).

Cominciamo con il sommare gli importi delle singole spese nella cella C7 della tabella; nel campo FORMULA potremmo utilizzare la funzione:

=SUM(ABOVE)

Selezioniamo, inoltre, dall’elenco FORMATO NUMERICO lo stile valuta con due cifre decimali (questo stile lo assegneremo anche alle successive formule che inseriremo nella tabella di riparto spese).

Nella cella apparirà il risultato 5.475,00. Premendo la combinazione di tasti ALT+F9 dovrebbe apparire il codice di campo seguende:

{=SUM(ABOVE)#“#.##0,00”}

Da notare che si poteva utilizzare, all’interno del campo, un riferimento all’intervallo di celle, ovvero l’espressione:

=SUM(C2:C6)

Diversamente, l’espressione:

=SUM(C:C)

nel caso specifico, non può essere usata in quanto la colonna C dovrà contenere altri valori (le spese ripartite tra i condomini).

Possiamo ora procedere con il ripartire le spese complessive tra i singoli condomini; posizioniamoci nella cella C9, inseriamo il campo FORMULA e digitiamo nella finestra FORMULA l’espressione:

=C7/1000*B9

Il risultato che dovrebbe comparire nel campo è 1.095,00. Da notare che, in alternativa, potevamo fare riferimento alle singole spese usando una formula più elaborata (operazione meno efficiente ma utile per apprendere le modalità di calcolo!) simile alla seguente:

=SUM(C2:C6)/1000*B9

Per calcolare le spese spettanti al secondo e al terzo condomino è sufficiente “copiare”, operando in modalità VISUALIZZA CODICI DI CAMPO, il campo C9 in C10 e C11 e, successivamente, sostituire B9 rispettivamente con B10 e B11 (si ricorda che le formule in Word utilizzano sempre riferimenti assoluti di cella!).

Il nostro prospetto è completo; non ci resta che testare il suo funzionamento: per farlo modifichiamo il valore delle spese o dei millesimi, quindi, utilizziamo il comando SELEZIONA TUTTO posto all’interno del pulsante MODIFICA della barra HOME e premiamo il Tasto Funzione F9. Utilizzando questa procedura, aggiorneremo in una sola volta tutti i campi presenti nel documento di Word.

Formule con riferimenti a celle di altre tabelle del documento

Per eseguire questa operazione è necessario assegnare un Segnalibro alla tabella origine dei “riferimenti” e richiamare quest’ultimo nel calcolo prima del riferimento di cella o di intervallo.

Per assegnare un segnalibro si seleziona la tabella, si utilizza il pulsante SEGNALIBRO posto sulla barra multifunzione INSERISCI e si assegna un nome nella finestra che appare a video.

Per richiamare il segnalibro in un campo FORMULA di una seconda tabella è sufficiente digitarlo o selezionarlo dall’elenco INCOLLA SEGNALIBRO posto sempre nella finestra FORMULE.

Concludiamo con un semplice esempio per chiarire quanto esposto.

Supponiamo di aver diviso la parte tabellare delle spese di condominio, e di aver indicato come Segnalibro per questa tabella l’etichetta TabellaSPESE (per comodità espositiva, lasciamo la tabella con 3 colonne e 6 righe). Quale formula dobbiamo inserire in una cella di una ulteriore tabella se si intende sommare l’importo complessivo delle spese?

Nel campo FORMULA della cella della nuova tabella possiamo inserire una formula che sommi le celle dell’intervallo C2:C6 della tabella alla quale abbiamo assegnato il segnalibro TabellaSPESE, ovvero:

=SUM(TabellaSPESE C2:C6)

Come si può facilmente intuire, questa procedura è particolarmente utile quando si intendono collegare dei dati provenienti da diverse tabelle costruite all’interno di un documento di Word.