Inserire formule nelle tabelle di Word

Microsoft Word, con qualche limitazione rispetto a Excel, consente la realizzazione di prospetti quantitativi: è possibile, infatti, inserire formule e funzioni all’interno delle tabelle realizzate direttamente nel documento. Questo modo di procedere ha il vantaggio di uniformare lo “stile” del documento di Word senza grosse operazioni di formattazione aggiuntive necessarie per una corretta impaginazione, se si procede all’inserimento di tabelle realizzate con Excel.

Esempio pratico: Riparto spese condominiali con Word

Ma riorganizziamo i concetti fin qui trattati con un esempio pratico.

Supponiamo di dover realizzare, all’interno di un documento di Word, un “prospetto di riparto spese” come riprodotto nella figura sottostante (la tabella, per semplicità espositiva, è composta da tre colonne A, B, C e da 11 righe).

Cominciamo con il sommare gli importi delle singole spese nella cella C7 della tabella; nel campo FORMULA potremmo utilizzare la funzione:

=SUM(ABOVE)

Selezioniamo, inoltre, dall’elenco FORMATO NUMERICO lo stile valuta con due cifre decimali (questo stile lo assegneremo anche alle successive formule che inseriremo nella tabella di riparto spese).

Nella cella apparirà il risultato 5.475,00. Premendo la combinazione di tasti ALT+F9 dovrebbe apparire il codice di campo seguende:

{=SUM(ABOVE)#“#.##0,00”}

Da notare che si poteva utilizzare, all’interno del campo, un riferimento all’intervallo di celle, ovvero l’espressione:

=SUM(C2:C6)

Diversamente, l’espressione:

=SUM(C:C)

nel caso specifico, non può essere usata in quanto la colonna C dovrà contenere altri valori (le spese ripartite tra i condomini).

Possiamo ora procedere con il ripartire le spese complessive tra i singoli condomini; posizioniamoci nella cella C9, inseriamo il campo FORMULA e digitiamo nella finestra FORMULA l’espressione:

=C7/1000*B9

Il risultato che dovrebbe comparire nel campo è 1.095,00. Da notare che, in alternativa, potevamo fare riferimento alle singole spese usando una formula più elaborata (operazione meno efficiente ma utile per apprendere le modalità di calcolo!) simile alla seguente:

=SUM(C2:C6)/1000*B9

Per calcolare le spese spettanti al secondo e al terzo condomino è sufficiente “copiare”, operando in modalità VISUALIZZA CODICI DI CAMPO, il campo C9 in C10 e C11 e, successivamente, sostituire B9 rispettivamente con B10 e B11 (si ricorda che le formule in Word utilizzano sempre riferimenti assoluti di cella!).

Il nostro prospetto è completo; non ci resta che testare il suo funzionamento: per farlo modifichiamo il valore delle spese o dei millesimi, quindi, utilizziamo il comando SELEZIONA TUTTO posto all’interno del pulsante MODIFICA della barra HOME e premiamo il Tasto Funzione F9. Utilizzando questa procedura, aggiorneremo in una sola volta tutti i campi presenti nel documento di Word.

Formule con riferimenti a celle di altre tabelle del documento

Per eseguire questa operazione è necessario assegnare un Segnalibro alla tabella origine dei “riferimenti” e richiamare quest’ultimo nel calcolo prima del riferimento di cella o di intervallo.

Per assegnare un segnalibro si seleziona la tabella, si utilizza il pulsante SEGNALIBRO posto sulla barra multifunzione INSERISCI e si assegna un nome nella finestra che appare a video.

Per richiamare il segnalibro in un campo FORMULA di una seconda tabella è sufficiente digitarlo o selezionarlo dall’elenco INCOLLA SEGNALIBRO posto sempre nella finestra FORMULE.

Concludiamo con un semplice esempio per chiarire quanto esposto.

Supponiamo di aver diviso la parte tabellare delle spese di condominio, e di aver indicato come Segnalibro per questa tabella l’etichetta TabellaSPESE (per comodità espositiva, lasciamo la tabella con 3 colonne e 6 righe). Quale formula dobbiamo inserire in una cella di una ulteriore tabella se si intende sommare l’importo complessivo delle spese?

Nel campo FORMULA della cella della nuova tabella possiamo inserire una formula che sommi le celle dell’intervallo C2:C6 della tabella alla quale abbiamo assegnato il segnalibro TabellaSPESE, ovvero:

=SUM(TabellaSPESE C2:C6)

Come si può facilmente intuire, questa procedura è particolarmente utile quando si intendono collegare dei dati provenienti da diverse tabelle costruite all’interno di un documento di Word.