L’oggetto TABELLA di Excel: perché è utile utilizzarlo nella gestione dei dati

L’introduzione delle TABELLE è sicuramente una delle novità più interessanti e utili del nuovo Office Excel. Per TABELLA di Excel non intendiamo un prospetto (a forma di tabella) realizzato sul foglio di calcolo ma un OGGETTO, dalla struttura simile a quella di un database, sul quale possono essere compiute diverse operazioni. In questo editoriale ci occupiamo delle procedure necessarie per realizzare TABELLE di Excel, dei vantaggi che scaturiscono da tale strumento ed, ovviamente, delle regole sintattiche per costruire formule che utilizzano i RIFERIMENTI STRUTTURA, ovvero dei riferimenti a celle o intervalli dell’oggetto TABELLA di Excel.

Come creare una Tabella dati di Excel

La TABELLA ha una struttura simile a quelle utilizzate nei database (di Access o di Excel): le intestazioni di colonna prendono il nome di CAMPI mentre le singole righe prendono il nome di RECORD. A differenza di un vero e proprio database, una TABELLA di Excel non deve necessariamente contenere numerosi record: spesso è utile, come vedremo, utilizzare una TABELLA anche se si devono utilizzare poche righe (ad esempio, in un modello di fattura).

Per creare una tabella è consigliato innanzitutto realizzare una mini-struttura per individuare il numero di colonne necessarie; ad esempio, supponiamo di dover predisporre un modello di fattura: possiamo creare una tabella composta da quattro colonne (DESCRIZIONE, QUANTITA’, PREZZO e IMPORTO) ed inserire due/tre prodotti di esempio. Successivamente, selezioniamo l’intervallo (in figura B3:E6), utilizziamo il pulsante TABELLA posto all’interno della BARRA MULTIFUNZIONE INSERISCI, e confermiamo le opzioni proposte nella finestra CREA TABELLA che appare a video (la finestra consente di selezionare un intervallo di celle da inserire nella TABELLA e specificare se la prima riga dell’intervallo contiene delle celle di intestazione).

A conclusione della procedura, alla TABELLA viene assegnato uno stile di formattazione predefinito e, su ogni CAMPO, viene visualizzato un pulsante per applicare dei FILTRI per i dati che la compongono.

Formattare una Tabella dati di Excel

Selezionando una cella qualsiasi della TABELLA, compare la BARRA CONTESTUALE PROGETTAZIONE, dalla quale è possibile fissare alcuni parametri: ad esempio, è possibile modificare la formattazione della TABELLA selezionando uno stile differente dall’elenco STILI TABELLA, oppure rimuovere la visualizzazione della RIGA DI INTESTAZIONE, aggiungere una RIGA TOTALE e/o rimuovere i FILTRI togliendo la spunta sull’opzione PULSANTE FILTRO.

Nominare e ridimensionare una Tabella dati di Excel

Nel gruppo PROPRIETA’ della BARRA PROGETTAZIONE (il primo gruppo a sinistra) è disponibile la Casella di testo NOME TABELLA che consente di assegnare un nome alla TABELLA appena creata; in automatico Excel assegna il nome Tabella 1, Tabella 2, ecc., ma è utile, in special modo quando si utilizzano più tabelle sullo stesso foglio, assegnare ad essa un nome specifico (ed univoco): come si può osservare dalla figura, abbiamo assegnato alla TABELLA il nome VENDITE.

Sotto alla casella NOME TABELLA è disponibile il pulsante RIDIMENSIONA TABELLA che consente, attraverso una finestra che appare a video, di selezionare un nuovo intervallo di celle da includere nella tabella; di solito, se si tratta soltanto di “allungare” la tabella, questo pulsante non serve: difatti, basterà digitare qualcosa nella prima cella vuota sotto la tabella ed Excel provvederà automaticamente ad includere un nuovo RECORD nella TABELLA (allo stesso modo, digitando qualcosa a lato delle celle di intestazioni, verrà creato automaticamente un nuovo CAMPO).

Inoltre, per includere intervalli di celle adiacenti nella TABELLA, si può semplicemente trascinare il triangolino di colore verde posto nell’ultima cella in basso a destra della TABELLA: trascinandolo verso il basso si creano nuovi RECORD, trascinandolo verso destra si creano nuovi CAMPI.

I vantaggi di utilizzare le Tabelle dati di Excel

Abbiamo già accennato alla possibilità di assegnare rapidamente uno STILE alla TABELLA selezionandolo dalla BARRA CONTESTUALE PROGETTAZIONE. Questo è sicuramente uno dei vantaggi in quanto si ha rapidamente una tabella formattata in maniera professionale (righe di colore alternato, prima colonna o della colonna dei totali evidenziate, ecc.); e il vantaggio è ancora più evidente se i RECORD della TABELLA sono molti (si pensi, ad esempio, ad un elenco Clienti o Fornitori di un’impresa): pochi e semplici clic del mouse (inclusa l’eliminazione della spunta dell’opzione PULSANTE FILTRO, che rimuove i selettori dei filtri dalla riga di intestazione) consentono di formattare una tabella impiegando solo qualche secondo!

Un secondo vantaggio (non per ordine di importanza, s’intende!) è dato dalla possibilità di filtrare dei dati visualizzando solo i RECORD della TABELLA che soddisfano certe condizioni. Per tornare all’esempio di un archivio Clienti, possiamo visualizzare (ed eventualmente, stampare) dei prospetti che riepilogano solo i Clienti della Lombardia, o di aree geografiche specifiche, o i cui Cognomi iniziano con una determinata lettera, ecc.

Questo vantaggio è ancora più evidente quando si hanno delle COLONNE contenenti valori numerici; difatti, se si pone una spunta sull’opzione RIGA TOTALE (posta sempre nel gruppo OPZIONI STILE TABELLA della BARRA CONTESTUALE PROGETTAZIONE) si ottengono dei totali (o meglio dei SUBTOTALI) che variano a seconda del filtro assegnato alla TABELLA.

Supponiamo di avere una TABELLA con i dati delle Vendite fatte dagli Agenti in diverse città o aree geografiche: filtrando i dati degli Agenti operanti in Lombardia, ad esempio, si ottiene il totale delle vendite nella Regione.

Abbiamo visto in precedenza come una TABELLA di Excel può essere facilmente ridimensionata modificando l’intervallo di celle attraverso il comando RIDIMENSIONA TABELLA o, semplicemente, trascinando il triangolino verde posto nell’ultima cella in basso a destra. Questa caratteristica consente di creare dei documenti su misura, semplicemente ridimensionando la TABELLA.

Prendiamo come esempio un modello di fattura che, a seconda dei prodotti venduti, può avere la “parte tabellare” più o meno lunga: se non si utilizza la TABELLA bisognerà creare una parte tabellare prevedendo un certo numero di righe ed inserire formule complesse (con l’ausilio della funzione SE) per fare in modo che il prospetto “giri” anche con pochi prodotti venduti.

Diversamente, utilizzando la TABELLA di Excel ed opportuni accorgimenti nel costruire le formule (che analizzeremo di seguito), potremo creare, caso per caso, fatture “su misura” semplicemente ridimensionando (allungando, quando serve) la TABELLA.

Creare formule utilizzando i “riferimenti struttura” delle Tabelle di Excel

Si definiscono “riferimenti struttura” dei riferimenti, costruiti con una sintassi differente dal quella comunemente utilizzata nella creazione di formule, ad intervalli di celle di una o più TABELLE di Excel. Nel creare questi riferimenti si utilizzano delle parentesi quadre al cui interno si inserisce il nome di un CAMPO della TABELLA. Facciamo degli esempi pratici per illustrare la costruzione di formule che utilizzano riferimenti struttura.

Riprendiamo l’esempio presentato nelle prime figure di questo editoriale e supponiamo, di dover inserire nella colonna IMPORTO della TABELLA (che avevamo chiamato VENDITE) la moltiplicazione tra Prezzo e Quantità.

In un prospetto normale avremmo dovuto scrivere nella cella E4 la formula =C4*D4 e, successivamente, avremmo dovuto copiarla verso il basso per tutta la parte tabellare della fattura. Nel nostro caso, invece, basterà scrivere la formula:

=[@Quantità]*[@Prezzo]

Attraverso questa formula ordiniamo ad Excel di moltiplicare ogni cella (RECORD) della colonna QUANTITA’ per le rispettive celle della colonna PREZZO.

Dopo aver premuto il tasto INVIO, la formula viene ricopiata automaticamente in tutte le celle sottostanti della colonna IMPORTO.

Da notare che, quando si inseriscono le formule dopo aver già creato una TABELLA di Excel, possiamo anche utilizzare una sintassi che faccia riferimento alle singole celle (nel nostro caso =C4*D4) in quanto, sarà Excel a trasformare quest’ultima in una “sintassi con riferimenti struttura”. Questo, pertanto, è un valido accorgimento da utilizzare quando si deve ancora familiarizzare con questa “nuova” sintassi.

Abbiamo detto poc’anzi che semplicemente trascinando il triangolino verde posto sull’ultima cella della TABELLA di Excel, possiamo ridimensionare la tabella inserendo ulteriori RECORD (righe). Quando sono presenti delle formule che utilizzano riferimenti alla struttura, non bisogna fare null’altro in quanto queste ultime verranno riprodotte anche nei nuovi record.

Ma vediamo qualche altro esempio di formule con riferimenti struttura.

Supponiamo, sempre dalla TABELLA precedente, di voler inserire nell’ultima cella della colonna IMPORTO (nel nostro caso, la cella A10) il totale delle vendite. Posizioniamoci in una qualsiasi delle celle sottostanti la TABELLA ed aggiungiamo la spunta all’opzione RIGA TOTALE posta sulla BARRA CONTESTUALE PROGETTAZIONE; vedremo comparire nella cella A10 la somma della colonna IMPORTO (diversamente, sarà sufficiente selezionare dall’elenco a discesa della cella A10 quest’ultima funzione).

La formula che viene trascritta da Excel nella cella A10 è:

=SUBTOTALE(109;[Importo])

La funzione SUBOTALE è composta da un primo argomento che indica il tipo di calcolo (il codice 109 indica, appunto, la funzione SOMMA) e da un secondo argomento che fa riferimento al CAMPO IMPORTO, ovvero a tutte le celle che sono presenti nella colonna D della TABELLA. Da notare che l’utilizzo della funzione SOMMA (CODICE 109) all’interno della funzione SUBTOTALE consente di ricalcolare la somma delle celle della colonna D quando vengono “filtrate” mostrando, quindi, anche dei dati parziali.

Ora, poiché questa caratteristica è utile in molte circostanze ma non nel nostro esempio (non si filtrano i dati di una fattura!), proviamo a inserire soltanto una formula che calcoli il totale della colonna IMPORTO. In A10 basterà scrivere:

=SOMMA([Importo])

Attraverso questa sintassi non facciamo altro che utilizzare, come argomento della funzione SOMMA, l’intervallo di celle del CAMPO IMPORTO.

Ancora una volta, se ridimensioniamo la tabella (allungandola per l’inserimento di altri prodotti) non sarà necessaria alcuna correzione nella formula che calcolerà sempre tutti i valori della colonna D.

Per concludere, facciamo una piccola precisazione. Come si è potuto osservare, l’ultima formula è stata inserita all’interno della RIGA TOTALI, appartenente sempre alla TABELLA VENDITE; pertanto, nella formula è stato sufficiente utilizzare il solo riferimento al campo IMPORTO.

Diversamente, se digitiamo una formula al di fuori della TABELLA VENDITE (per meglio intenderci, in una qualsiasi altra cella del foglio non adiacente alla tabella) dobbiamo inserire in essa anche un riferimento alla TABELLA prima del riferimento al CAMPO.

Ad esempio, per richiamare nella cella E13 il totale delle vendite, bisognerà scrivere la seguente formula:

=SOMMA(VENDITE[Importo])

L’argomento della funzione SOMMA è costituito dal nome della tabella seguito dal nome del CAMPO tra parentesi quadre.