Quando e come utilizzare le Visualizzazioni personalizzate di Excel

Quando si realizzano prospetti complessi può essere utile creare delle visualizzazioni del foglio di calcolo differenti per ogni esigenza; se abbiamo realizzato un prospetto delle vendite possiamo, ad esempio, creare una visualizzazione che riporti soltanto i dati relativi alle linee di prodotto, ed una seconda che riporti il fatturato di tutti i prodotti aziendali. In altri termini, si tratta soltanto di nascondere righe o colonne e salvare le visualizzazioni: in questo modo non avremo necessità di ripetere tali operazioni quando ci necessita un tipo particolare di report. Ma vediamo come operare.

Supponiamo, per semplicità espositiva, di aver realizzato un prospetto che riporta tutte le vendite dei prodotti aziendali. I prodotti, come si può notare in figura, sono raggruppati per linee di prodotto, in corrispondenza delle quali viene utilizzata una funzione SOMMA per calcolare il fatturato parziale.

Quando si realizzano visualizzazioni personalizzate è consigliato crearne innanzitutto una che visualizzi l’intero foglio di calcolo. Selezioniamo quindi la barra multifunzione VISUALIZZA ed utilizziamo il pulsante VISUALIZZAZIONI PERSONALIZZATE.

Dalla finestra VISUALIZZAZIONI PERSONALIZZATE facciamo clic sul pulsante AGGIUNGI ed interveniamo nella successiva finestra di dialogo.

Da notare che all’interno della finestra è presente anche il pulsante ELIMINA (inizialmente non attivo) che consente di rimuovere una visualizzazione realizzata in precedenza.

Nella finestra AGGIUNGI VISUALIZZAZIONE assegniamo un nome, ad esempio STANDARD, alla visualizzazione dell’intero foglio di calcolo e confermiamo con un clic sul pulsante OK.

A questo punto possiamo modificare il foglio di calcolo per creare ulteriori visualizzazioni. Nascondiamo, ad esempio, le righe relative ai prodotti lasciando nel prospetto soltanto i totali delle vendite di ciascuna linea di prodotto. Per farlo è sufficiente selezionare le righe ed utilizzare la voce NASCONDI presente nel menu contestuale.

Ora non ci resta che ripetere la procedura descritta in precedenza: selezioniamo il pulsante VISUALIZZAZIONI PERSONALIZZATE dalla barra VISUALIZZA; facciamo clic su AGGIUNGI nella finestra che appare a video ed assegniamo un nome alla visualizzazione nella successiva finestra di dialogo (ad esempio, FATTURATO LINEE PRODOTTO).

Attraverso questa procedura, possiamo creare ulteriori visualizzazioni personalizzate (ad esempio, una che visualizzi il fatturato in dettaglio di ciascuna linea di prodotto) che potranno essere utili per la stampa di report delle vendite dettagliate. Per passare da una visualizzazione all’altra, sarà sufficiente utilizzare nuovamente il pulsante VISUALIZZAZIONI PERSONALIZZATE, selezionare quella desiderata e fare clic sul pulsante MOSTRA.

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