Presentare grafici con PowerPoint

Quando si realizzano presentazioni in PowerPoint capita spesso di dover far uso di grafici per illustrare serie di dati: si pensi ad una presentazione aziendale che illustri il fatturato o i costi sostenuti in un determinato esercizio contabile oppure semplicemente ad una presentazione che illustri i risultati di un questionario di soddisfazione dei clienti. Ad eccezione del caso in cui si è già in possesso di una cartella di Excel con i dati e i relativi grafici (in questa ipotesi è conveniente utilizzare delle procedure di importazione o di collegamento con Excel), in tutti gli altri casi è consigliato costruire i grafici direttamente in PowerPoint sia per dare continuità stilistica al lavoro, sia per avere tutto ciò che serve per la presentazione in un unico file. In questo editoriale analizziamo le procedure per la creazione di grafici direttamente in PowerPoint e le modalità di visualizzazione di questi ultimi attraverso l’assegnazione di effetti di animazione.

Utilizzo dei segnaposti per la creazione di un grafico

Per avviare la procedura di creazione di un grafico è possibile utilizzare il pulsante GRAFICO posto sulla barra multifunzione INSERISCI.

Da notare che, se non si è selezionato un segnaposto della diapositiva, tale procedura crea un oggetto grafico che viene posizionato sulla slide e, pertanto, sarà necessario successivamente compiere alcune operazioni (ridimensionamento, spostamento) per adattare il grafico allo stile della presentazione. Per ovviare a tale problema occorre utilizzare il pulsante GRAFICO dopo aver selezionato un segnaposto CONTENUTO in maniera che PowerPoint collochi automaticamente il grafico nel segnaposto.

Un’altra procedura che porta allo stesso risultato è quella di utilizzare il pulsante GRAFICO presente nel gruppo di pulsanti di un segnaposto CONTENUTO.

Quindi, ad esempio, dopo aver inserito una nuova diapositiva dal layout TITOLO E CONTENUTO, possiamo fare clic sul pulsante GRAFICO presente al suo interno per avviare la procedura di creazione del grafico.

Scelta del tipo di grafico e inserimento dati

La finestra che appare a video consente, dalle voci poste sul lato sinistro, di selezionare una tipologia di grafico (ISTOGRAMMA, GRAFICO A LINEE, GRAFICO A TORTA, …) mentre, sul lato destro è possibile sceglierne un determinato tipo (in figura è stato selezionato il tipo COLONNE 3D RAGGRUPPATE della tipologia ISTOGRAMMA).

Da notare che la scelta del tipo di grafico non è definitiva in quanto è sempre possibile, come vedremo di seguito, modificare il tipo di grafico.

Dopo aver confermato la scelta nella finestra INSERISCI GRAFICO, il grafico viene inserito nel segnaposto e a video appare una ulteriore finestra (GRAFICO IN MICROSOFT POWERPOINT) contenente un foglio di calcolo con dei dati di esempio.

A questo punto sarà sufficiente modificare i dati di esempio posti nella tabella e adeguare quest’ultima alle nostre esigenze. Supponiamo, ad esempio, di voler rappresentare graficamente il fatturato degli ultimi due anni dei prodotti aziendali: sarà necessario eliminare l’ultima colonna (SERIE 3) e aggiungere ulteriori righe alla tabella qualora i nostri prodotti fossero superiori a quattro; per fare questa operazione sarà sufficiente selezionare con il mouse l’estremità inferiore destra della tabella e ridimensionare quest’ultima trascinando il mouse.

Modifica dei dati e formattazione del grafico

Per modificare i dati inseriti in precedenza si utilizza, se il foglio di calcolo non è visibile a video, il pulsante MODIFICA DATI posto sulla barra contestuale PROGETTAZIONE appartenente al gruppo STRUMENTI GRAFICO.

Diversamente, il pulsante SELEZIONA DATI, posto a lato del precedente, consente di creare dei grafici utilizzando solo una parte dei dati inseriti in tabella; possiamo, ad esempio, rappresentare graficamente, solo i fatturati dei prodotti trainanti della nostra azienda. Sempre sulla barra PROGETTAZIONE è disponibile il pulsante CAMBIA TIPO DI GRAFICO che consente, appunto, di scegliere un grafico differente per rappresentare i dati inseriti precedentemente in tabella.

Con riferimento alla formattazione del grafico esistono diversi comandi, posti sempre sulla barra PROGETTAZIONE, che consentono di compiere alcune specifiche operazioni. Il pulsante AGGIUNGI ELEMENTO GRAFICO, posto all’inizio della barra PROGETTAZIONE, consente di aggiungere al grafico (o, anche, modificare o escludere da esso) alcuni oggetti quali TITOLI DEGLI ASSI, ETICHETTE DATI, LEGENDA, ecc.

In alternativa all’inserimento singolo degli elementi grafici, è possibile scegliere dal menu posto all’interno del pulsante LAYOUT RAPIDO una combinazione di oggetti grafici già predefiniti.

Sempre sulla barra PROGETTAZIONE è possibile modificare la combinazione dei colori del grafico scegliendone una all’interno del pulsante CAMBIA COLORI; infine, particolarmente interessanti sono gli STILI GRAFICI che possono essere assegnati al grafico per formattarlo rapidamente e in maniera professionale (nell’esempio, abbiamo scelto uno stile con sfondo grigio).

Assegnazione di effetti di animazione al grafico

Come qualsiasi altro oggetto inserito in una presentazione di PowerPoint, anche il grafico può essere animato assegnando ad esso degli effetti. L’assegnazione di effetti di animazione può essere un accorgimento molto utile non tanto per “fare scena” quanto piuttosto per illustrare con gradualità grafici complessi (nel nostro caso, ad esempio, possiamo pensare di visualizzare i fatturati di ciascun prodotto, uno per volta, in maniera da poter commentare i risultati parziali).

Per creare degli effetti di animazione su singoli elementi del grafico si utilizza, dopo aver selezionato un effetto dalla barra ANIMAZIONI (nell’esempio, abbiamo utilizzato l’animazione COMPARSA), il pulsante OPZIONI EFFETTO e si seleziona una voce del gruppo SEQUENZA.

Possiamo, ad esempio, utilizzare la voce PER CATEGORIA oppure PER OGGETTO, PER CATEGORIA per visualizzare gradualmente gli istogrammi del grafico.