Importare database di Excel in Access

Spesso nella pratica aziendale si rende necessario trasferire dati tra diversi applicativi: in questo articolo analizziamo le procedure che consentono di importare un insieme di dati da un foglio di calcolo all’interno di un database di Access e forniamo consigli e suggerimenti per ottimizzare tali operazioni.

Prima di procedere al trasferimento dei dati occorre fare in modo che il foglio di calcolo presenti la struttura di un database. Esistono, pertanto, alcune regole che occorre rispettare, ovvero:

  • i dati devono essere compatti (ovvero non devono essere presenti righe vuote nella tabella di Excel) e devono occupare il foglio di lavoro a partire dalla prima riga;
  • la prima cella di ogni singola colonna (quindi, A1, B1, …) deve contenere una descrizione in quanto viene interpretata da Access come nome del Campo;
  • se nel foglio di calcolo è presente una colonna con numerazione progressiva, è consigliato eliminarla in quanto Access crea automaticamente un campo di tipo “contatore” nel momento in cui viene importato il database costruito su Excel.

Un esempio corretto di dati con struttura di database è riportato nella figura sottostante: il foglio di calcolo presenta un classico database relativo ai clienti di una azienda composto dai campi Società, Referente, Indirizzo, CAP, Città, Provincia, Telefono.

Dopo aver, eventualmente, sistemato la struttura dei dati in Excel possiamo utilizzare Office Access per procedere con l’importazione dei dati.

Per avviare la procedura guidata di importazione dati si utilizza il pulsante EXCEL posto all’interno della barra multifunzione DATI ESTERNI.

A video compare una finestra nella quale occorre individuare il file di Excel e scegliere una delle modalità di importazione previste da Access.

I dati del foglio di calcolo possono essere importati in una nuova tabella, accodati ad una tabella esistente o, semplicemente, collegati con il database di Access.

Da notare che la prima opzione si utilizza quando non è presente in Access nessuna tabella dati che faccia riferimento ai dati di Excel.

Diversamente, la seconda opzione si utilizza quando esiste già una tabella in Access che contenga alcuni dati simili a quelli che si intende importare oppure quando si procede all’importazione di due o più file di Excel (in questo caso, difatti, dopo la prima importazione in una nuova tabella si utilizza quest’ultima per accogliere gli ulteriori files di Excel).

La terza opzione, ovvero la creazione di un collegamento dati, è utilizzata raramente come, ad esempio, quando si lavora in maniera distinta su entrambi gli applicativi di Office.

Indipendentemente dalla scelta operata, la procedura guidata continua in maniera simile in tutti e tre i casi.

Analizziamo la procedura scegliendo, come ipotesi, la seconda delle opzioni: in questo caso sarà necessario selezionare dall’elenco a discesa una tabella esistente già in Access (nell’esempio riportato in figura è stata scelta la tabella CLIENTI) ed assicurarsi che la prima riga del foglio di calcolo presenti etichette dal nome identico a quello dei campi della tabella di Access.

Dopo aver confermato sul pulsante OK, posto in basso alla finestra CARICA DATI ESTERNI, appare a video una seconda finestra nella quale occorre indicare il foglio di calcolo contenente i dati da importare.

La procedura guidata continua con una finestra di dialogo nella quale occorre associare le etichette della prima riga del foglio di calcolo con il nome dei campi della tabella di Access che accoglierà i dati, ed una finestra informativa che, attraverso il pulsante FINE, consente di concludere l’operazione di importazione dati.

I dati del foglio di calcolo verranno accodati ai record presenti nella tabella di Access e verrà loro assegnato, se esiste nella tabella un campo di tipo contatore, un numero progressivo in maniera automatica.