I documenti master di Microsoft Word: cosa sono e come gestirli
Un documento Master è un file di Word al quale sono associati dei documenti secondari: esso non è particolarmente utilizzato ma è uno strumento molto utile quando si lavora in team su un unico documento ed è una valida alternativa alle procedure comuni di importazione o di copia-incolla comunemente utilizzate in questi casi. In questo tutorial illustriamo come si crea e, soprattutto, come si gestisce un documento Master a partire da un semplice esempio pratico.
Supponiamo di dover creare la Nota Integrativa al Bilancio di Esercizio: poiché essa illustra i vari aspetti della gestione possiamo pensare di creare un documento Master che includa dei documenti secondari che verranno successivamente elaborati dai rispettivi responsabili. Inseriamo, pertanto, in un nuovo documento di Word, il titolo del lavoro e salviamo il file in una cartella appositamente creata.
Selezioniamo, dalla barra multifunzione VISUALIZZA, il pulsante STRUTTURA: a video apparirà la barra contestuale STRUTTURA che ci consentirà di procedere nelle operazioni di creazione dei documenti secondari.
Per creare dei documenti secondari digitiamo innanzitutto dei sottotitoli all’interno del documento assegnando ad essi il LIVELLO 2 selezionandolo dall’elenco a discesa posto alla sinistra della barra contestuale STRUTTURA. Nell’esempio, creeremo solo due documenti secondari, uno relativo ai criteri di ammortamento e l’altro ai criteri di accantonamento.
Selezioniamo ora il cerchietto posto a lato del Titolo 2 “Criteri di ammortamento”, facciamo clic sul pulsante MOSTRA DOCUMENTO quindi sul pulsante CREA posto sempre sulla barra multifunzione STRUTTURA.
Il documento secondario viene racchiuso in un riquadro. Ripetiamo la procedura creando un ulteriore documento secondario dopo aver selezionato il secondo Titolo 2.
A questo punto possiamo chiudere la visualizzazione STRUTTURA attraverso il pulsante CHIUDI posto alla destra della barra STRUTTURA e, successivamente chiudere il documento Master confermando con un clic sul pulsante SALVA della finestra di dialogo che appare a video.
Quando si chiude un documento Master, Word salva automaticamente anche tutti i documenti secondari nella stessa cartella dove abbiamo salvato in precedenza il documento principale: nel nostro esempio, i tre file si trovano nella cartella MASTER creata sul Desktop.
A questo punto possiamo distribuire i documenti secondari ai nostri collaboratori per la stesura della loro parte di relazione. Inseriamo un breve testo in entrambi i documenti secondari (in maniera da rendere più comprensibile il prosieguo della procedura) e chiudiamoli entrambi salvando le modifiche.
Apriamo ora nuovamente il documento master (Nota integrativa al Bilancio di Esercizio) ed analizziamo la sua struttura: esso sarà composto dal Titolo 1 e da due link ai documenti secondari creati in precedenza. Per visualizzare i singoli documenti secondari sarà sufficiente fare clic sul link tenendo premuto il tasto CTRL. Ma il nostro intento è quello di visualizzare il tutto nel documento Master: vediamo come fare.
Visualizziamo nuovamente la modalità STRUTTURA attraverso il pulsante omonimo presente sulla barra multifunzione VISUALIZZA e, successivamente, facciamo clic sul pulsante ESPANDI DOCUMENTI SECONDARI posto sulla barra contestuale STRUTTURA.
A video vengono visualizzati i contenuti dei documenti secondari mentre il pulsante ESPANDI DOCUMENTI SECONDARI si trasforma in COMPRIMI DOCUMENTI SECONDARI.
Per visualizzare il documento completo (documento Master) sarà sufficiente chiudere la visualizzazione STRUTTURA. Da notare che il documento Master, proprio perché è normalmente soggetto a continue modifiche, non consente il salvataggio di tutto il lavoro su di un unico file: se proviamo a chiudere il documento Master e a salvare le modifiche, alla sua riapertura appariranno sempre i collegamenti ipertestuali con i documenti secondari!
Pertanto, dopo aver espanso i documenti secondari è consigliato stampare il documento completo o salvarlo, ad esempio, nel formato PDF (possiamo anche utilizzare la procedura COPIA-INCOLLA trasferendo il contenuto su di un nuovo file di Word).
In alternativa, possiamo raggruppare tutti i documenti secondari in un unico file. Per fare questa operazione è sufficiente selezionare, dalla modalità STRUTTURA, i documenti secondari (tenendo premuto il tasto CTRL) ed utilizzare il comando UNISCI, posto sempre sulla barra STRUTTURA. In questo modo, avremo l’intera relazione sul primo dei documenti secondari e sarà sufficiente aggiungere ad esso un frontespizio contenente il titolo del documento.
