Le procedure per creare Elenchi a discesa nei database di Access
Gli elenchi a discesa consentono di inserire rapidamente dei dati predefiniti in una tabella di Access e, pertanto, dovrebbero essere utilizzati con una certa frequenza nel costruire un database. Esistono due procedure per la creazione di un elenco a discesa; la prima, più semplice da attuare, prevede la creazione diretta delle voci dell’elenco mentre, la seconda, prevede la creazione di una nuova tabella per l’inserimento delle voci che, a loro volta, verranno richiamate nell’elenco a discesa. Analizziamo nel dettaglio entrambe le procedure.
Utilizziamo l’esempio seguente per illustrare le due procedure di creazione di un elenco a discesa.
Esempio
Supponiamo di voler creare un Campo QUALIFICA in una Tabella DIPENDENTI che dovrà visualizzare, nella fase di inserimento dati, un elenco a discesa con le seguenti voci: Dirigente, Quadro, Impiegato, Operaio.
Creazione di un elenco a discesa con valori predefiniti
Dopo aver creato il Campo QUALIFICA, è sufficiente selezionare RICERCA GUIDATA dall’elenco TIPO DATI e scegliere l’opzione IMMISSIONE PERSONALIZZATA dalla finestra RICERCA GUIDATA che appare a video.
Nella seconda finestra della creazione guidata inseriamo le voci che costituiranno l’elenco, mentre nell’ultima finestra lasciamo il nome QUALIFICA come denominazione del campo e terminiamo la procedura guidata.
Come si può constatare visualizzando la Tabella DIPENDENTI in Modalità STRUTTURA, nella Scheda RICERCA relativa alle Proprietà del campo QUALIFICA, la procedura guidata ha selezionato CASELLA COMBINATA in corrispondenza di VISUALIZZA CONTROLLO ed ha inserito le voci digitate in ORIGINE RIGA racchiuse tra virgolette e separate da un punto e virgola (;). Pertanto, se si rende necessario modificare o aggiungere altre voci all’elenco (ad esempio, creando una differenzazione tra operaio qualificato e semplice) è sufficiente intervenire nella stringa rispettando la sintassi.
Creazione di un elenco a discesa da “dati esterni” alla tabella
La seconda procedura richiede la preventiva creazione di una Tabella dalla quale attingere i Record durante la fase di creazione guidata osservata in precedenza.
Realizziamo, pertanto, una Tabella chiamandola ElencoQualifiche, composta da due Campi (ID, Qualifica) ed inseriamo le voci dell’elenco all’interno della Tabella utilizzando la classica procedura di immissione dati.
Successivamente, riapriamo la Tabella DIPENDENTI in Modalità STRUTTURA e riavviamo la procedura guidata selezionando nuovamente la voce RICERCA GUIDATA dall’elenco TIPO DATI, sempre in corrispondenza del Campo QUALIFICA.
Nella prima finestra di dialogo selezioniamo, questa vola, l’opzione RICERCA VALORI PER CAMPO DI RICERCA DA UN’ALTRA TABELLA O QUERY, nella seconda finestra selezioniamo la Tabella ElencoQualifiche, mentre, nella terza finestra, trasferiamo i due Campi (ID e Qualifica) da sinistra a destra.
Nella finestra successiva indichiamo il Campo ID come CRITERIO DI ORDINAMENTO (in maniera che le voci dell’elenco non appaiano in ordine alfabetico ma secondo l’ordine di inserimento che abbiamo utilizzato nella Tabella ElencoQualifiche) e, infine, confermiamo le opzioni proposte nelle ultime due finestre di dialogo della procedura guidata.
Al termine della procedura Access chiede se si intende salvare la relazione creata tra le due Tabelle: confermiamo tale richiesta.
La procedura guidata ha, di fatto, crea in automatico una relazione tra le due tabelle inserendo una ISTRUZIONE SQL all’interno delle proprietà del Campo QUALIFICA della Tabella DIPENDENTI.
Per visualizzare tale relazione è sufficiente utilizzare il pulsante RELAZIONI posto sulla barra multifunzione STRUMENTI DATABASE.
La relazione, di fatto, collega il Campo ID della Tabella ElencoQualifiche con il Campo Qualifica della Tabella DIPENDENTI che, a differenza della procedura analizzata in precedenza, viene ora trasformato da campo di Testo in campo Numerico.
Quale procedura scegliere
Abbiamo analizzato entrambe le procedure. Ma quale delle due è opportuno utilizzare?
La prima procedura, sicuramente più semplice da attuare, è consigliata quando le voci dell’elenco sono ben definite e non necessitano di correttivi (ad esempio, elenchi come MASCHIO, FEMMINA oppure elenchi con una scala di valutazione che va dallo SCARSO all’OTTIMO).
Diversamente, è preferibile utilizzare la seconda procedura: anche se più complessa, consente, in qualsiasi momento, di modificare le voci dell’elenco in maniera rapida; sarà sufficiente, difatti, aprire la Tabella che contiene l’elenco e modificare i suoi record.