Creare un catalogo prodotti con Access
Il nuovo Office Access consente di gestire con maggiore semplicità l’inserimento di immagini nel database e, pertanto, può essere “sfruttato” in ambito aziendale anche per realizzare dei cataloghi prodotti dall’aspetto impeccabile. La creazione di un catalogo prodotti con Access, in alternativa a Word o a Publisher, comporta numerosi altri vantaggi: ad esempio, è possibile creare rapidamente dei report personalizzati ordinando i dati secondo vari criteri (per prezzo, per marca, per anno di fabbricazione, …) oppure utilizzare i dati inseriti (modello, descrizione, prezzo, …) per creare (attraverso un unico database) altri documenti aziendali quali, ad esempio, fatture o report sulle vendite. Analizziamo, quindi, le principali procedure necessarie per la realizzazione di un catalogo prodotti.
Creiamo innanzitutto una nuova tabella e (dopo averla salvata con il nome PRODOTTI), attraverso la visualizzazione STRUTTURA, creiamo i campi (ID), NOME, DESCRIZIONE, PREZZO e IMMAGINE. Ovviamente possiamo aggiungere alla tabella altri campi (quali CATEGORIA MERCEOLOGICA, MARCA, SPECIFICHE TECNICHE) che consentono di avere un catalogo prodotti maggiormente dettagliato e, di conseguenza, report maggiormente personalizzati. Assegniamo ai campi NOME e DESCRIZIONE il tipo TESTO BREVE, al campo PREZZO il tipo VALUTA e al campo IMMAGINE il tipo ALLEGATO.
Procuriamoci qualche immagine (meglio se di dimensioni simili) ed inseriamo un record di prova attraverso la VISUALIZZAZIONE FOGLIO DATI della tabella PRODOTTI. Per inserire una immagine sarà sufficiente fare doppio clic sul record in corrispondenza del campo IMMAGINE (che viene visualizzato con una graffetta), fare clic sul pulsante AGGIUNGI della finestra ALLEGATI che appare a video ed, infine, selezionare il file immagine dalla successiva finestra SCEGLI FILE.
Dopo aver completato la procedura, a lato della graffetta in corrispondenza del record, viene visualizzato l’allegato con un numero tra parentesi (1); per rimuovere l’allegato (o per modificarlo) sarà sufficiente fare doppio clic sul record ed intervenire nuovamente all’interno della finestra ALLEGATI.
Per rendere più agevole l’inserimento dei dati, possiamo creare una MASCHERA. Utilizziamo il pulsante CREAZIONE GUIDATA MASCHERA disponibile sulla barra multifunzione CREA e seguiamo la procedura guidata.
Dalla prima schermata della finestra CREAZIONE GUIDATA MASCHERA, selezioniamo la tabella PRODOTTI (se non ne abbiamo create altre, sarà selezionata automaticamente) e trasferiamo tutti i campi presenti nel riquadro di sinistra in quello di destra; facciamo clic sul pulsante AVANTI.
Nella seconda schermata della finestra scegliamo il layout che intendiamo assegnare alla maschera: utilizziamo il primo layout proposto (A COLONNE) e facciamo ancora clic sul pulsante AVANTI. Nella successiva schermata assegniamo il nome alla maschera (nell’esempio, abbiamo utilizzato sempre il nome PRODOTTI) ed, infine, facciamo clic sul pulsante FINE.
Possiamo ora inserire altri prodotti al nostro catalogo attraverso la maschera appena creata; in questo caso, per inserire l’immagine sarà sufficiente fare doppio clic all’interno del riquadro IMMAGINE ed intervenire nella finestra ALLEGATI che appare a video.
Da notare che, in base alle impostazioni predefinite, l’oggetto allegato viene “incorporato” all’interno del database: questa impostazione consente di spostare su altri dispositivi il file di Access senza “portarsi dietro” anche i file immagine ma, per contro, ha il difetto di “appesantire” il database. Inseriamo qualche altro prodotto prima di procedere alla creazione del report contenente il catalogo.
Per creare il report utilizziamo, anche in questo caso, la procedura guidata: selezioniamo la voce CREAZIONE GUIDATA REPORT dalla barra multifunzione CREA e, dalla finestra che appare a video, selezioniamo la tabella PRODOTTI; trasferiamo, successivamente, i campi dal riquadro di sinistra a quello di destra con esclusione dei campi descrittivi del file allegato (IMMAGINE.FILEDATA, IMMAGINE.FILEFLAGS, …).
Saltiamo la finestra successiva dove si imposta l’eventuale livello di gruppo (opzione che potrebbe essere utile nel caso di Linee di Prodotto differenti) facendo clic sul pulsante AVANTI. Nella finestra seguente (rappresentata in figura) scegliamo un tipo di ordinamento dei record: selezioniamo, ad esempio NOME, per ordinare alfabeticamente il catalogo prodotti. Da notare che è in questa finestra che possiamo intervenire per personalizzare la stampa del catalogo ordinando i prodotti, ad esempio, per MARCA, per FORNITORE, per PREZZO, per CATEGORIA, ed altro ancora.
Proseguiamo con la CREAZIONE GUIDATA REPORT selezionando nelle successive finestre il layout (nell’esempio, abbiamo scelto TABULARE con Orientamento VERTICALE) ed il nome da assegnare al Report (nell’esempio, CATALOGO PRODOTTI). Terminiamo la procedura guidata attraverso un clic sul pulsante FINE.
Possiamo, infine, attraverso la VISUALIZZAZIONE STRUTTURA, apportare al Report tutte le modifiche che consentono di rendere il catalogo maggiormente rispondente alle nostre esigenze: possiamo, ad esempio, ridimensionare o spostare i campi in altra posizione, compreso quello contente l’immagine del prodotto.