Collegare un grafico di Excel con una diapositiva di PowerPoint

Office PowerPoint consente di creare dei grafici all’interno di diapositive appoggiandosi sull’applicativo Excel: difatti, quando si inserisce un grafico in un segnaposto viene visualizzato un foglio di calcolo nel quale occorre modificare i dati di esempio. Ma se abbiamo già elaborato dei grafici con l’applicativo Office Excel, come possiamo procedere per evitare il reinserimento di dati ed etichette? Una possibile soluzione è quella di inserire il grafico di Excel all’interno della diapositiva collegandolo i file dei due applicativi del pacchetto Office: in questo modo potremo aggiornare il grafico con un clic se dovessero cambiare i dati iniziali. Vediamo come fare.

Quando si lavora con file collegati è buona regola creare una cartella ed inserire tutti i file al loro interno; in questo modo, possiamo trasportare l’intero lavoro su altri dispositivi di massa senza dover ricollegare i file tra di loro.

Creiamo quindi una cartella e, al suo interno, un nuovo file di Office Excel e di PowerPoint. Apriamo ora il file di Office Excel, creiamo una tabella dati e costruiamo un semplice grafico. Nell’esempio, abbiamo creato un grafico a torta che illustra la composizione (maschi, femmine) di un gruppo di alunni.

Apriamo ora il file di PowerPoint creato precedentemente nella cartella, senza chiudere l’applicativo Office Excel. Assegniamo alla prima diapositiva il layout VUOTO selezionandolo dall’elenco del pulsante LAYOUT posto sulla barra HOME: in questo modo avremo la possibilità di ingrandire successivamente l’oggetto grafico che andremo ad importare.

Spostiamoci nuovamente su Office Excel, selezioniamo la cornice che racchiude il grafico, quindi azioniamo il comando COPIA presente all’interno del menu contestuale o sulla barra HOME.

Spostiamoci sulla diapositiva di Office PowerPoint e facciamo clic sul pulsante INCOLLA presente sulla barra HOME. Nel sottomenu esistono ben cinque opzioni possibili.

I primi due pulsanti consentono di incollare il grafico e di incorporare la cartella di lavoro in Office PowerPoint (rispettivamente, assegnando la formattazione di PowerPoint o mantenendo quella di Excel): detto in altri termini, consentono di aggiornare automaticamente i dati di esempio della cartella di lavoro (che viene visualizzata quando si crea un grafico con PowerPoint) con quelli presenti nel file di Excel. Questi comandi sono utili per evitare di collegare PowerPoint con il file di Excel.

L’ultimo pulsante consente invece di incollare il grafico nella diapositiva come immagine; quindi è indicato soltanto se non si rendono necessarie modifiche ai dati di origine.

Per importare il grafico e collegarlo con i dati inseriti nel file di Excel si utilizzano il terzo pulsante (USA TEMA DI DESTINAZIONE E COLLEGA DATI) o, se si vuole assegnare al grafico la formattazione utilizzata in Excel, il quarto pulsante presente nel menu INCOLLA. Facendo clic su di esso vedremo comparire nella diapositiva il grafico collegato con i dati presenti nel file di Excel.

Successivamente possiamo apportare al grafico tutte le modifiche stilistiche che preferiamo: possiamo innanzitutto ridimensionarlo in maniera da occupare l’intera diapositiva ed, eventualmente, modificare anche lo STILE assegnandone uno differente tra quelli presenti sulla barra PROGETTAZIONE appartenente al gruppo STRUMENTI GRAFICO.

Al termine delle modifiche chiudiamo il file di PowerPoint.

Il vantaggio di creare un collegamento tra il file di PowerPoint e quello di Excel è tangibile quando si apportano modifiche ai dati di origine presenti in Excel.

Modifichiamo i dati della tabella realizzata su Excel in maniera da avere un grafico a torta differente da quello iniziale: nell’esempio in figura abbiamo modifica il numero delle alunne da 40 a 80 in maniera da avere una torta divisa esattamente a metà. Dopo aver apportato le modifiche chiudiamo anche il file di Excel.

Se riapriamo il file di PowerPoint ci accorgiamo che il grafico è rimasto invariato (la torta, infatti, non è suddivisa a metà).

Per aggiornare i dati e, di conseguenza, il grafico, è sufficiente selezionare quest’ultimo e azionare il pulsante AGGIORNA DATI presente all’interno della barra contestuale PROGETTAZIONE appartenente al gruppo STRUMENTI GRAFICO.